Por Oscar Herrera, Gerente de Gestión y Procesos.

En muchas organizaciones es relativamente fácil identificar procesos altamente manuales o donde se requiere urgentemente visibilidad y control. Al aplicarles tecnología BPM, existe un alto potencial de ROI que puede provenir por ejemplo, de acabar con la descoordinación interna, reducir o eliminar flujo de papeles, obtener capacidad de seguimiento y gestión, o incrementar el nivel de satisfacción de los clientes.

El Business Process Management (BPM) es una metodología cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio. Para implementar esta metodología, existen herramientas que permiten automatizar los procesos y administrar el ciclo de vida completo de los procesos y éstas son las llamadas BPM Suites o BPMS.

Con estas herramientas, se modela el proceso de negocio en un ambiente gráfico, usando el estándar BPM Notation (BPMN) y se definen los elementos técnicos como llamadas a servicios, formularios de ingreso e integración con aplicaciones existentes. Luego el proceso cobra vida cuando los participantes ejecutan las actividades definidas mediante un ambiente de trabajo (workspace) en web y el motor de BPM realiza las llamadas a los servicios de integración. Para cerrar el ciclo se puede obtener información de gestión mediante paneles (dashboards) con indicadores o KPIs que se van actualizando en tiempo real en la medida que van progresando los procesos

Existen dos formas de visualizar una organización: la funcional y la de procesos. La primera se basa en el organigrama de la empresa como modelo fundamental del negocio. En contraste, la vista de procesos se orienta al trabajo que se debe realizar para que el negocio opere y entregue un producto o servicio. La vista de procesos es una manera muy poderosa de visualizar y analizar las organizaciones, porque refleja cómo los clientes y proveedores interactúan con la empresa. Cuando se entiende el negocio desde esta perspectiva, es posible evaluar el “valor agregado” que aporta cada proceso o actividad.

En Chile, estamos recién comenzando a incorporar este tipo de tecnologías, existen proyectos piloto y mucho interés por el tema. Sin embargo, para obtener resultados exitosos debemos tener en cuenta que un proyecto BPM cambia los principios tradicionales de funcionamiento de la empresa, por lo que este cambio debe ser impulsado y gestionado desde la gerencia.

Por otro lado, la introducción de este tipo de tecnología cambiará el paradigma de desarrollo de sistemas al orientarlo a los procesos y servicios. Se requiere por tanto, cambios en las metodologías de desarrollo así como nuevas habilidades de modelamiento y diseño de parte de TI.

Un proyecto BPM es estratégico y debe contemplar tanto la visión de negocio como la de tecnología. Su empresa no gana nada con tener un fórmula uno si no tiene un piloto entrenado: de lo contario, corre el serio riesgo de tener un accidente en la primera curva.

Una asesoría experta le facilita contar con buenas prácticas y optimizar el resultado.

Conscientes de la importancia de este tema, en Pragma tenemos un área de Procesos y Gestión, que puede asesorar a su empresa con la tecnología y las capacidades necesarias para comprender sus problemas de su negocio.
Pragma ofrece los siguientes servicios:

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